IELTSジェネラルタスク1 情報提供の手紙の書き方｜順序立てて説明する型と定型表現

01情報提供の手紙では何が問われるのか

情報提供の手紙でまず見られているのは、設問に並んだ3つの箇条書きにすべて答えているかどうかです。情報提供の手紙だからこの内容を書く、と決まっているわけではありません。どの情報を伝えるかは、そのつど箇条書きに指定されている内容で決まります。予定を知らせるだけでよい設問もあれば、行き方の説明や、相手に用意してほしいものまで指定される設問もあります。感想や気持ちをどれだけ書いても、箇条書きが求めている日時や場所があいまいなままだと、内容が展開されていないと判断されます。

ジェネラル・トレーニングのタスク1は、20分で150語以上の手紙を書く試験です。設問には状況の説明があり、そのあとに3つの箇条書きが並びます。情報提供の手紙では、この3つが次のような組み合わせになることがあります。

この設問では、3つの箇条書きが「予定や内容」「手順や行き方」「相手に用意してほしいこと」に分かれています。情報提供の手紙ではこの組み合わせが多いのですが、何が指定されるかは設問ごとに変わるので、書き始める前に3つを1つずつ読み、それぞれに何を答えるかを決めておきましょう。この形の設問で取りこぼしやすいのは2つ目です。行き方や手順は書くことが多いぶん時間がかかるので、面倒に感じて1文で済ませてしまいがちなところです。

採点基準（Band Descriptors）のTask Achievementでは、3つの箇条書きに答えているかどうかに加えて、手紙の目的が読み手にすぐ伝わるか、相手や状況に合ったトーンで書けているか、それぞれの内容が説明として十分に展開されているかも見られます。情報提供の手紙では、最後の「展開されているか」がとくに差になります。日時や金額のような具体的な情報が、そのまま展開の中身になるからです。Band 7を目指す場合も、難しい語彙を探すより先に、この具体性がそろっているかを確認したほうが近道です。

相手はホストとは限らない

情報提供の手紙は、友人に予定を知らせる場面だけではありません。新しく入った同僚に社内の手続きを説明する、大家に部屋の状況を知らせる、学校の事務室に自分の状況を伝えるといった課題でも出題されます。相手が変わればトーンも変わるので、書き出す前に誰宛てかを確認しておきましょう。トーンの選び方そのものは、次の記事で詳しく扱っています。

02情報提供の手紙の基本の型

情報提供の手紙は「何の話かを示す、中心となる情報、補足と相手への依頼、結び」という4つのブロックで組み立てます。他のタイプと違い、2つ目のブロックがいちばん厚くなるのが特徴です。

合計すると150語から180語になります。情報提供の手紙で語数が足りなくなるのは、たいてい2つ目のブロックが2文で終わっているときです。予定を書いたら、その時刻、場所、誰が来るかまで踏み込むと、自然に語数が伸びます。

段落の数そのものに決まりはありませんが、初級のうちは4つのブロックをそのまま4段落にするのが書きやすい形です。情報の種類ごとに段落を分けておくと、読み手が探している情報にたどり着きやすくなり、Coherence and Cohesion（一貫性とつながり）の観点でも扱いやすくなります。

20分の配分は、書き始める前の2分ほどを内容のメモに、16分から17分を執筆に、最後の1分から2分を見直しに回すと収まります。情報提供の手紙では、「相手がすでに知っていること」と「知らないこと」を線で分けるところから始めると、書くべき中身が決まります。

03まず覚えたい基本の単語と言い回し

情報提供の手紙で使う語は、日常的な動詞と名詞で足ります。次の表の語を例文ごと覚えておけば、予定の説明でも手続きの説明でも書けます。

explain は人を目的語にしない

explainは「説明する内容」を目的語に取る動詞なので、通常は人を直接続けません。基本の形はexplain somethingで、相手を示したいときはtoをはさんでexplain something to someoneにします。日本語の「あなたに説明します」をそのまま英語にすると崩れる代表例です。

同じ形を取る動詞に、describe（描写する）があります。describe the routeとは書けますが、describe me the routeとはしません。相手を示すならdescribe the route to meです。explainとセットで覚えておくと取り違えが減ります。

information は数えない

informationは不可算名詞なので、複数形にも、aを付けた形にもなりません。数えたいときはa piece of informationとするか、可算名詞のdetailsに言い換えます。手紙の書き出しでよく使う語なので、1文目で崩すと目立ちます。

同じ扱いの語に、advice（助言）とnews（知らせ）があります。情報提供の手紙で出番があるのはこの2語なので、複数形にしないという1点だけ確認しておきましょう。

04相手が知らないことを順に並べる

情報提供の手紙では、相手がすでに知っていることを繰り返さず、知らないことだけを順番に並べます。設問の状況説明に書かれている内容は、相手も知っている前提です。そこを書き写すと語数は稼げますが、内容としては何も足していないことになります。

順番の決め方は2通りあります。時間の流れがある内容なら起きる順に、手順を説明する内容なら相手が動く順に並べます。1通の中でこの2つを混ぜると、読み手はどちらの順番で読めばよいのか分からなくなります。

手順を説明する部分では、これらのつなぎ語を1文に1つだけ使います。すべての文の頭に置くと、機械的な印象になります。3文に2つ程度が読みやすい密度です。

1つの段落には1種類の情報だけを入れる

予定、行き方、持ち物という3種類の情報を1つの段落に混ぜると、読み手が探しにくくなります。段落を分けて、それぞれの段落を1文目で切り出すと、手紙全体が整理されます。

現在形と現在完了形で書き分ける

時刻表やお店の営業時間のように決まっている事柄は現在形で書きます。自分がすでに済ませた手配は現在完了形にすると、準備が終わっていることが伝わります。この2つを使い分けるだけで、文法の幅も見せられます。

05日時・場所・行き方を数字で書く

情報提供の手紙の中身は、数字の入った文でできています。「近い」「少し時間がかかる」といった言い方は、読み手にとって情報になりません。距離は分に、値段は金額に、時期は日付に置き換えましょう。

時と場所の前置詞

日時と場所の前置詞は、情報提供の手紙でもっとも使う文法項目です。次の対応を覚えておけば、迷う場面はほとんどなくなります。

日付はイギリス式で12 June、アメリカ式でJune 12と書きます。どちらでも構いませんが、1通の中では表記をそろえておきましょう。曜日を添えてon Friday 12 Juneとすると、相手が確認しやすくなります。

行き方は動詞をそろえて短く書く

行き方の説明では、take、get off、walk、turnという4つの動詞でほとんどが書けます。1文に1動作までにすると、読み手が追いやすくなります。

It takes about forty minutes.のように所要時間を1文添えておくと、相手が予定を立てられます。値段が関わる場面では、A taxi costs around twenty pounds.のように概算を示しておくと親切です。aroundやaboutを付ければ、正確でなくても問題ありません。

手紙全体を時間内に書き切る練習には、本番と同じ形式で解ける模試が使えます。

06相手が次に何をすればよいかを示す

情報を並べただけで終わる手紙は、読み終えた相手が動けません。3つ目のブロックか結びで、相手に取ってほしい行動を1文だけ書き添えます。設問の3つ目の箇条書きが「相手が用意するもの」になっている場合は、ここが対応する部分です。

tell と say の使い分け

tellは伝える相手を目的語に取り、sayは伝える内容を目的語に取ります。相手に何かを知らせてほしいと頼むときはtell meかlet me knowになり、say meという形は使えません。explainとあわせて、「人を続けられる動詞かどうか」で整理しておくと混同しません。

情報は3点に絞る

150語から180語という分量では、伝えられる情報は3点ほどです。思いついたことを全部書くと、1つあたりの説明が1文になり、どれも浅くなります。設問の箇条書き1つにつき1段落、その中で情報を1つか2つ深めるほうが、結果として内容のある手紙になります。

07結びの言葉と署名の選び方

結びでは、足りない情報があれば連絡してほしいと伝えて締めます。情報提供の手紙は、こちらが一方的に伝えて終わる形になりやすいので、この一文があると手紙として完結します。

I hope this helps.は、情報を伝えたあとの締めとして広く使われる一文です。友人宛てにも同僚宛てにも使えます。一方、Do not hesitate to contact me ...はFormalな手紙向けで、友人宛てには硬すぎます。

宛名と署名の組み合わせ

情報提供の手紙は、友人宛てのInformalから会社宛てのFormalまで幅があります。宛名と署名は必ずセットで決まるので、書き出しを決めた時点で締めの形も確定します。

設問に宛名が指定されている場合は、その指定に従います。Dear Emma,と指定されていれば、それを書き換えることはできません。指定を無視すると、Task Achievementの観点で不利になります。

08モデルアンサー

ここまでの型を使って、1通書いてみます。課題は最初に示した出題例です。

宛名と署名を含めて176語、本文だけで170語です。段落が、そのまま「何の話かを示す」「中心の情報」「手順と補足」「結び」の4ブロックに対応しています。

• 第1段落：1文目で相手との関係に触れ、2文目でこの手紙が何を伝えるものかを示している
• 第2段落：時刻、曜日、日付を入れ、予定を時間の流れに沿って並べている
• 第3段落：行き方をtake、get off、liveという基本動詞で書き、所要時間と代替手段まで添えている
• 第4段落：持ち物を理由付きで伝え、変更があれば連絡がほしいと結んでいる

相手が友人なのでInformalの語り口にそろえ、難しい語は使っていません。それでも、時刻、日付、バスの番号、所要時間、金額という5つの数字が入っているため、内容が展開された手紙になっています。手紙全体の構成や採点基準をまとめて確認したい場合は、次の記事も参考になります。

09情報提供の手紙でよくある失敗

情報提供の手紙で評価が伸びない答案には、共通した型があります。書き終えたあとに次の点を見直しておくと、取りこぼしを減らせます。

• 設問の状況説明をそのまま書き写していて、相手が知らない情報が増えていない
• 「近い」「安い」といった感覚だけで書き、数字が1つも入っていない
• 予定と行き方と持ち物が1つの段落に混ざっている
• explainのうしろに人を続けている
• informationを複数形にしている
• 行き方の説明が1文で終わり、2つ目の箇条書きが薄い
• 情報を並べただけで、相手に取ってほしい行動が書かれていない
• 思いついたことを全部書いたために、1つあたりの説明が1文になっている

箇条書きの形で情報を並べない

予定や持ち物を伝えるとき、番号や記号を使ったリストにしたくなる場面があります。ただし手紙は文章で書くものなので、リストの形は使いません。andやalso、In additionでつなぎ、文として並べます。リストにすると語数も伸びず、Coherence and Cohesionの観点でも評価しにくい答案になります。

10よくある質問

11まとめ

情報提供の手紙で評価を分けるのは、語彙の難しさではなく、情報の選び方と並べ方です。相手が知らないことを3点に絞り、それぞれに数字を入れて順番に並べれば、基本動詞だけでも十分な手紙になります。

• 設問の3つの箇条書きをすべて書く。とくに行き方や手順を1文で済ませない
• 「何の話か、中心の情報、手順と補足、結び」の4ブロックで組み立てる
• 相手がすでに知っていることは書かない
• 時刻、日付、所要時間、金額といった数字を入れる
• 時間の流れか相手が動く順か、どちらかに並べ方をそろえる
• explainとsayのうしろに人を続けない
• informationは複数形にしない
• 相手に取ってほしい行動を1文だけ書き添える
• 本文は150語から180語を目安にする

予定や場所を具体的に伝えるという点では、招待の手紙も同じ材料を使います。日時と場所の書き方はそのまま流用できるので、続けて練習すると定着が早くなります。